Ekonomi och administration

Är ekonomiavdelningen en kostnad eller en vinstskapare på ert företag?

En ekonomifunktion skall fungera så effektivt som möjligt, vara fokuserad på att göra rätt saker och vara ett stöd till företagets ägare och chefer för att fatta korrekta beslut som leder till högre lönsamhet. Ekonomiavdelningen är inte centrum i företaget som kärnverksamheten skall cirkulera kring, utan ekonomiavdelningen är alltid en stödtjänst till kärnverksamheten, för det är ute på projekten som vinsterna i företaget skapas, inte på ekonomiavdelningen. Vi har därmed en helt annan inställning till ekonomiavdelningens roll och funktion i företaget än t ex många redovisningsbyråer och ekonomiavdelningar. Vi ser att det finns möjligheter att en effektivt skött ekonomiavdelning dels kan bidra till att öka intäkterna samt sänka kostnaderna genom att vara aktiv och proaktiv.

Vi försöker i så hög utsträckning som möjligt arbeta på fasta månadspriser för så mycket som möjligt inom ekonomiområdet, för att våra kunder skall veta vad kostnaden kommer blir.

För de tjänster som inte går att ge ett fast månadspris för, så går vi på löpande per timme eller ger ett fast pris för respektive arbetsuppgift, när det gäller engångsuppgifter som går att uppskatta tidsåtgången för.

Nödvändig administration – se det som en tillgång istället!

Den vanligaste uppfattningen är att administration är något tråkigt och negativt som bara kostar pengar och som inte genererar speciellt mycket tillbaka till företaget. Vi har en annan uppfattning, vi tror att med rätt inställning från inblandade personer och med rätt fokus och arbetssätt, så kan administrationsavdelningen bli en stor tillgång för företaget och långt ifrån bara en tråkig kostnad! Tänk t ex vilken tid man sparar om administrationsavdelningen scannat in, döpt och lagt dokument på rätt ställe på servern! Istället för att springa och leta efter original av avtal, så går det på nolltid att hitta ett avtal om det ligger på företagets server. Administration är ofta monotont och tråkigt att syssla med, men dock väldigt viktigt för att ett företag skall kunna växa och bli framgångsrikt!

Läs gärna mer nedan:

Automatisering

Ju större ett företag blir, desto fler uppgifter finns det av rutinmässiga karaktär som måste upprepas med jämna mellanrum. Ju större volymerna blir, desto enklare blir det att genom att automatisera och digitalisera att undvika många av dessa tråkiga och rutinmässiga arbetsuppgifter och samtidigt spara tid och pengar. Rutinmässiga arbetsuppgifter som går att digitalisera och automatisera blir dels dyra att hantera, men det riskerar även att göras på fel sätt pga den manuella hanteringen.

Bokföring/löpande redovisning till fast pris

Löpande redovisning är ett lagkrav och måste skötas delvis därför, men en korrekt skött bokföring går att använda på många andra sätt, t ex för att plocka ut underlag för beslut om investeringar m.m.

Bokslut

När bokslutsåret är slut, skall det alltid avslutas med ett bokslut och en årsredovisning som följer gällande lagstiftning. Vid bokslutet skall t ex kontrolleras att alla fakturor faktiskt skickats till kunderna och enbart årets kostnader skall läggas på aktuellt bokslutsår enligt reglerna för periodisering av kostnader över bokslutsåren samt årets skatt räknas ut och bokföras.

Budgetering och uppföljning av budget

För mindre företag finns det ofta inte någon större anledning att lägga tid på att upprätta budgetar och följa upp budget mot utfall, men ju större företaget blir, desto viktigare blir det med budgetarbetet, för att kunna hålla koll på att företagets kostnader och intäkter följer planen.

Deklarationer för moms och arbetsgivaravgifter

Att i rätt tid skicka in korrekta och avstämda deklarationer för moms och arbetsgivaravgifter och avdragen skatt tillhör grunderna i en effektiv ekonomihantering på ett företag. Om man inte skickar in dessa deklarationer i tid eller de innehåller uppenbara fel, så kommer Skatteverket skicka frågor samt granska deklarationerna noggrant och det finns risk både för framtida revisioner samt risk att tvingas betala både skattetillägg och ränta på felaktigt inlämnade deklarationer.

Digitalisering, effektivisering och utveckling

Det finns ingenting på en ekonomiavdelning som inte kan bli lite bättre, lite billigare och lite mer effektivt. Vi arbetar därför hårt med att hela tiden utveckla processer och rutiner för att kunna hålla våra fasta priser på en så attraktiv nivå som möjligt och där är digitalisering och automatisering en viktig del av vårt arbetssätt för att spara tid, höja kvalitet, vilket gynnar våra kunder.

Försäkringar

Att behöva ta hand om de försäkringar som är nödvändiga för företagets verksamhet, fordon, ansvar, personal, rättsskydd med mera är något som många företagsägare tycker är tråkigt att hantera men det är en väldigt viktig del för att minska riskerna i företagets verksamhet. Utöver är att det är tråkgit är det ofta väldigt svårt att förstå vad olika försäkringar innebär och att jämföra priser mellan två försäkringar kan vara nästan omöjligt, då försäkringsbolagen har villkor som skiljer sig från varandra. Vi kan hjälpa er att se till att företaget har rätt försäkringar till rätt pris, utan att detta behöver ta onödigt lång tid.

Inkomstdeklarationer (för bolaget och för ägarna)

När årsredovisningen är inskickad till Bolagsverket, före den blivit granskad av revisor om företaget har revisor, så skall inkomstdeklaration 2 skickas in till Skatteverket före sista inskickningsdatum för att slippa påminnelseavgifter med mera.

I maj varje år skall även ägarnas privata deklarationer skickas in, vi kan så klart hjälpa till även med dessa privata deklarationer.

Kundfakturering och påminnelser till kunder

Att se till att samtliga fakturor som skall skickas till kunderna är en absolut grundläggande funktion för att ett företag skall överleva. Att t ex vänta för länge med att fakturera som leder till sämre likviditet eller att missa att fakturera kunder pga dåliga rutiner eller inte veta vad man skall fakturera pga bristen på betalningsplaner är onödigt och något som går att undvika. Återigen, genom att vara proaktiv, strukturerad och följa upp att samtliga kundfakturor faktiskt skickats, så kan man göra stor skillnad på sista raden vid årets slut.

Kunder som är sena med betalning skall omedelbart få en påminnelse och ekonomiavdelningen skall gräva djupare i varför man inte fått betalt. Kanske fakturan skickats till fel adress, kanske mailadressen inte är rätt stavad eller nåt annat fel som lätt går att ta reda på och åtgärda.

Kvittohantering

Hantering av kvitton tar alltid lång tid, då det ofta saknas kvitton, underlag, noteringar på kvittona om deltagare på representationskvitton med mera. En så effektiv hantering som möjligt av kvitton med lämpliga datorsystem kan spara mycket tid och pengar för ekonomiavdelningen.

Leverantörsfakturor – Kontering, attest och betalning

Genom ett effektivt och inte onödigt komplicerat attestsystem för hantering av leverantörsfakturor kan man snabbt fånga upp felaktiga fakturor och returnera dessa till leverantören, så att man är säker på att alltid ha formellt korrekta fakturor i sin bokföring.

Att ha effektiva betalningsrutiner för attesterade och godkända leverantörsfakturor är viktigt för att undvika påminnelseavgifter, räntekostnader och risken att fakturan går vidare till inkasso eller Kronofogdemyndigheten.

Likviditetsplanering och löpande uppföljning av likviditet

Att ha koll på att det alltid finns pengar på banken för att kunna betala leverantörer, löner och skatter är absolut grundläggande för företag, framförallt för företag inom byggbranschen som är beroende av lyftplaner, godkända besiktningar, utförda prestationer osv för att kunna få fakturera och framförallt för att kunden skall betala.

Genom att ha en proaktiv inställning till likviditeten så kan vi upp till 4-6 veckor i förväg upptäcka när det kommer uppstå likviditetsbrist och tack vare detta har man gott om tid för att vidta lämpliga åtgärder för att undvika likviditetsbristen. Dålig likviditet i ett företag är inte en naturlag, utan något som definitivt går att påverka och undvika genom flera olika proaktiva åtgärder.

Löner, semester, kontrolluppgifter, förmånshantering m.m.

Om inte personalens löner och semesterhantering sköts korrekt, så blir det snabbt irritation och oro bland medarbetarna. Problem och fel kan alltid uppstå, det gäller dock att snabbt korrigera felen.

Myndighetskontakter

Som företag är man beroende av bra och effektiva kontakter med Skatteverket, Bolagsverket och andra myndigheter i samhället. Ofta upplevs det som tidskrävande, byråkratiskt och krångligt att förstå hur man skall besvara brev från myndigheter eller fylla i deras olika blanketter. Vår grundinställning är att företagets ledning och ägare skall ägna sig åt det man är duktig på, dvs själva kärnverksamheten, medan Byggraketen har kompetensen och erfarenheten som krävs för att sköta myndighetskontakterna på ett tids- och kostnadseffektivt sätt.

Processutveckling

Projektuppföljning

För ett företag inom byggbranschen så projektuppföljningen bland det viktigaste för en ekonomiavdelning och företagsledning. Om man inte har koll på lönsamheten på sina projekt, så blir det väldigt svårt att få en god lönsamhet i företaget som helhet. Ofta finns en risk att man överskattar lönsamheten i projekten och underskattar hur mycket overheadkostnader företaget har, en kombination som många gånger leder till väldigt dålig lönsamhet. Om man redan tidigt i projekten kan upptäcka kostnader och intäkter som avviker från kalkyl, så finns det ofta tid att göra nåt åt detta, istället för att bara i efterhand konststatera att projektet gick dåligt. En proaktiv och regelbunden projektuppföljning är därmed A och O för ett framgångsrikt företag inom byggbranschen och vi har mallar och rutiner för att göra denna uppföljning enkel, effektiv och med resultat som är enkla att förstå.

Revisor

Det är idag inte obligatorisk för alla bolag att ha revisor, då mindre företag som uppfyller kraven för undantag kan slippa ha revisor och därmed spara in kostnaden för denne. Att ha en revisor som kvalitetskontrollerar bokföringen och årsredovisningen är inte enbart att se som något negativt, då revisorn kan upptäcka fel och förbättringsmöjligheter som gör att det går att spara in pengar i skatt eller skjuta upp beskattningen. Vi sköter all kontakt med revisorn under tiden denne granskar årsredovisningen för att du som ägare skall slippa dessa diskussioner i högsta möjliga grad.

Rapportering

Utifrån vad chefer och ägare önskar för rapportering från ekonomiavdelning kring hur företaget går, så tar vi fram olika rapporter och nyckeltal. Ju större företaget blir, desto viktigare blir rapporteringen och styrningen av företagets ekonomiska situation.

Skattehantering och skatterådgivning

Ju bättre det går för företaget och ju större företaget blir, desto viktigare blir det att optimera sin hantering av skatterna och vi kan hjälpa er att hitta rätt rådgivare kring skattesituationen, både för företaget och för ägarna för att betala så lite skatt som möjligt, utan att bryta mot några regler.